Ab 25.5.2018 gelten erweiterte Datenschutzregeln seitens der EU (DSGVO) und ein neues nationales Datenschutzgesetz.
Vereinfacht gesagt, ist das Anfertigen, Speichern und Verarbeiten von Dokumenten, die einer natürlichen Rechtsperson zugeordnet werden können, vom Einverständnis dieser Person abhängig. Das gilt unabhängig von der Dokumentationsform (Text, Bild, Ton…), dem Datenformat und dem Speichermedium, z. B. auch Papier. Andere Gesetze und Verordnungen sehen aber weiterhin in vielen Fällen das Speichern von personenbezogenen Daten ohne Zustimmung der Person vor. Man muss also künftig z. B. fragen, ob man die Telefonnummer eines anderen z. B. auf einer Papierliste notieren oder an andere weitergeben darf. Der Speichernde hat eine umfangreiche Informationspflicht zu den gespeicheten Daten und dem Umgang mit diesen.
Vieles erscheint noch nebulös und wird sich wohl erst in der Praxis und durch Gerichtsurteile konkretisieren, z. B. in welcher Form die jeweilige Zustimmung zu erteilen ist und wie ein Speichernder den Nachweis erbringen kann, dass sie ihm irgendwann erteilt wurde. Unklar ist auch noch, wie zu verfahren ist, wenn ein Vorgang ohne das Speichern personenbezogener Daten nicht ausführbar ist, z. B. wenn ein Besteller das Speichern seiner Anschrift für die Lieferung nicht zulässt. Trotz vieler offener Fragen hat der VVM eine Datenschutzrichtlinie formuliert, die sicherlich noch weiter fortzuschreiben und zu entwickeln ist und nachstehend als .pdf-Datei zur Verfügung steht. Insbesondere wenn Sie meinen, dass Sie betroffen sein könnten, empfehlen wir die Lektüre.